Vous démarrez peut-être une entreprise, vous n’avez jamais fait de devis ou de facture auparavant, vous ou vous vous posez mille questions : que dois-je écrire dans un devis et une facture ? Comment puis-je être sûr que mes clients me paieront ? Ai-je besoin d’un logiciel de facturation ? … ne pas paniquer est la règle d’or… Je vous propose une solution complète et gratuite à la fin de cet article 😉
- Rédigez votre premier devis et facture conformément à la loi.
- Prévoyez les problèmes avec des astuces simples : acompte, révisions, CGV, etc.
- Concentrez vous sur votre entreprise avec des solutions numériques incroyable.
Avant de commencer, une bonne base doit être établie en comprenant la méthodologie et la législation en vigueur. Vous pourrez rédiger des devis et des factures selon vos besoins, en évitant ainsi les mauvaises surprises.
1) Rédiger un devis et une facture
Les devis et factures contiennent les mêmes mentions obligatoires et respectent un code administratif pour être légaux. Il suffit de savoir écrire l’un pour écrire l’autre.
Je vous recommande de vous entraîner tout en lisant. Si vous préférez, vous pouvez utiliser des éditeurs de texte comme Word et Google Docs ou des feuilles de calcul comme Excel et Google Sheet. Si nécessaire, vous pouvez utiliser les modèles de devis et les modèles de facture dispo dans la suite Google.
Votre première obligation est de mentionner vos coordonnées et évidemment celles de votre client. Le lieu et la date d’émission du devis ou facture doivent y figurer. Tous vos devis et factures doivent contenir un numéro unique et une chronologie pour assurer la traçabilité de votre compte. Ceci est un résumé détaillé des informations obligatoires.
- Vos coordonnées :
- Nom de l’entreprise (ou Prénom NOM pour les entreprises individuelles),
- Adresse de votre société (Celle inscrite lors de votre immatriculation)
- Numéro d’identification de l’entreprise : SIRET, SIREN, RM, RCS, etc.
- Numéro individuel d’identification de TVA si vous en avez un
- Non obligatoire : La description de votre métier, votre adresse mail et votre numéro de téléphone, votre logo, etc.
- Le lieu et la date de l’établissement du devis
- Les coordonnées du client :
- Nom de l’entreprise (ou Prénom NOM pour les entreprises individuelles ou particuliers)
- Adresse du siège social ou du client
- Non obligatoire : Numéro de téléphone et autres précisions
- Le titre « Devis » ou « Facture » suivi d’un numéro pour votre comptabilité :
- À vous de vous créer une numérotation claire, par exemple : Date + numéro de facture ( 12012022-001)
La deuxième section contient un tableau avec des informations importantes sur votre service ou produit. Chaque ligne doit correspondre à une action réalisée ou à un produit vendu. Voici les éléments importants :
- La description du service ou le nom de la marchandise
- La durée de la prestation de service ou la date de livraison de la marchandise
- Indiquer pour chaque étape de la prestation ou chaque marchandise :
- Une dénomination du service ou de la marchandise, en détail si besoin : Nombre de retours maximum, étapes importantes de la prestation, etc.
- La quantité ou le nombre d’heures (Si vous proposez un forfait, vous n’aurez pas besoin de cette colonne)
- Le prix unitaire, horaire ou forfaitaire Hors Taxes (H.T.)
- Le total Hors Taxes (H.T.)
- Les conditions de livraison (Frais de port, frais de déplacement, etc.) et les remises accordées à votre client doivent être visibles, dans une ligne à part entière.
- La montant total Hors Taxes (H.T.)
- Le taux de TVA : Pour ceux qui n’ont pas de TVA, vous pouvez mettre 0 % avec la mention « *TVA non applicable »
- Le montant total Toutes Taxes Comprises (T.T.C.)
Enfin, la dernière partie est souvent la plus négligée. elle comprend les conditions de paiement qui doivent être respectées. Si vous avez rédigé vos conditions générales, vous devez les joindre et vous devez les signer en plus du devis. Pour les sites de e-commerce, il vous suffit de cocher une case avant d’acheter pour accepter les CGU. Si vous n’avez pas de CGV, vous devez présenter, selon votre activité et vos besoins :
- Seulement pour les devis :
- L’indication du caractère payant ou gratuit du devis
- Le montant de l’acompte : Payé au début et le reste à la livraison
- L’indication « Bon pour accord » ou « Devis reçu, lu et accepté avant l’exécution des travaux » et la demande de signature, daté et co-signé
- La nature et la date du règlement
- Pour ceux ayant l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle :
- L’assurance professionnelle qu’ils ont souscrite au titre de leur activité,
- Les coordonnées de l’assureur et du garant
- La couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie
- La numérotation des pages si il y en a plusieurs
2) Comment automatiser tout ça sans se prendre la tête ?
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